Werkervaring als freelancer

Project Assistant/Management Assistant
Imec

1. Administratieve ondersteuning:
  • Beheren van correspondentie en documentatie, zoals bouwtekeningen, contracten en rapporten.
  • Bijhouden en archiveren van projectdossiers, zowel digitaal als fysiek.
  • Voorbereiden van vergaderstukken en verslagen.

2. Planning en coördinatie:
  • Ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van projectplanningen.
  • Coördineren van afspraken, vergaderingen en bouwplaatsbezoeken.
  • Monitoren van deadlines en voortgang, en zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte blijven.

3. Communicatie:
  • Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe partijen, zoals aannemers, leveranciers en onderaannemers.
  • Opstellen van e-mails, verslagen en notulen.
  • Coördineren van informatie-uitwisseling tussen teamleden en externe betrokkenen.

4. Financiële ondersteuning:
  • Bijhouden van budgetten en uitgaven, en ondersteuning bieden bij facturatie.
  • Controleren en verwerken van inkooporders en offertes.
  • Voorbereiden van financiële overzichten en rapportages.

​5. Logistieke ondersteuning:
  • Organiseren van transport, materiaalvoorzieningen en andere logistieke aspecten voor het project.
  • Coördineren van leveringen naar de bouwplaats en het bewaken van tijdschema's.


Administratief medewerker afleverdienst nieuwe wagens
D'Ieteren Mobility Center Boortmeerbeek/Aarschot (Audi en Volkswagen) 

  • Ondersteunen van de leveringsdienst nieuwe wagens voor de merken Audi, Volkswagen en bedrijfsvoertuigen.
  • Algemene administratie, organisatie, planning en coördinatie van de afleveringen nieuwe wagens.
  • Actief samenwerken met sales en aftersales afdelingen binnen de concessie. 


Facturatie en algemene administratie
HERD

  • Opvolging en controle van de volledigheid van de timesheets in Teamleader
  • Maandelijkse facturatie van de prestaties aan de klanten
  • Opvolging van de betalingen
  • Algemene administratie
  • HR administratie
  • Verwerken inkomende facturen
  • Communicatie met het boekhoudkantoor
  • Ad hoc ondersteuning van de twee zaakvoerders
​

Personal Assistant 
Nationale Instelling voor Radioactief Afval en Verrijkte Splijtstoffen

  • Personal assistant van directeur-generaal & adjunct-directeur-generaal
  • Agendabeheer
  • Dossiers voorbereiden
  • Digitaal en papieren klassement
  • Deadlines opvolgen
  • Rapporteringen maken
  • Interne communicatie en coördinatie van informatie tussen diensten en medewerkers
  • Opvolging, verwerking, sortering, distributie van inkomende emails
  • Vergaderingen notuleren
  • Beheer databank van documenten
  • Aanspreekpunt voor interne en externe contacten via email, telefoon, face-to-face
  • Meetings voorbereiden en logistiek ondersteunen (reservering, catering, documentatie, ...)


Administratief medewerker 
Minoma 

  • Opstellen van documenten/procedures
  • Opmaken van flowcharts en mindmaps
  • Ad hoc uitvoeren van allerlei administratieve taken

​
​Receptioniste
Porsche Centre Mechelen

  • Telefonisch onthaal
  • Onthaal klanten in de showroom
  • Klanten een unieke beleving aanbieden 
  • Postverwerking
  • Teksten website herschrijven/opfrissen


Office Manager
Canguru Solutions

  • Boekhouding
    • Inkomende facturatie verwerken en voorbereiden voor boekhouding
    • Uitgaande facturatie opstellen en versturen aan de hand van timesheets consultants en afspraken met klanten
    • Betalingen opvolgen
    • Overzicht bewaren op inkomsten en uitgaven
    • Contact met klanten en leveranciers
 
  • HR
    • Personeelsdossiers klasseren en up-to-date houden 
    • Inschrijvingen voor opleidingen
    • Contact met reisbureau voor plannen business trips
    • Bestellen hardware voor personeel (smartphone, laptop, ...)
    • Opvolgen herstellingen defecte hardware
    • Tijdsregistratie consultants verwerken en bijwerken indien nodig
 
  • Contracten
    • Contracten met klanten verwerken en klasseren
    • Contact met klanten
    • Looptijden en hernieuwingen opvolgen
    • Periodieke facturatie verzekeren
    • Overeenkomsten met subcontractors opmaken, ondertekening opvolgen
 
  • Sales & marketing
    • Naamkaartjes bestellen
    • Marketingmateriaal bestellen
 
  • Algemeen
    • Overzicht van hardware beheren
    • Kantoormateriaal bestellen
    • Catering en logistiek kantoor
    • Organisatie catering voor driemaandelijkse team meeting


Sales Assistant 
Workforce

  • Voorbereidend werk voor Sales
  • Leads opbellen en categoriseren volgens interesse
  • Uitkomst gesprekken en gegevens klanten noteren en up-to-date houden in Hubspot
  • Afspraken inplannen in agenda CEO
  • Bijwonen wekelijkse team meetings


Office Assistant
Hofline Electro & Cabling / One Building Maintenance

  • Boekhouding
    • Inkomende facturatie verwerken en voorbereiden voor boekhouding
    • Uitgaande facturatie opstellen aan de hand van service rapporten techniekers
    • Doorfacturatie huur materiaal en technische keuringen
    • Onkosten techniekers verwerken en doorgeven aan boekhouding
    • Kas en kasboek beheren
    • Maandelijkse brutomargebespreking met boekhouding
 
  • HR
    • Prestaties techniekers verwerken en doorgeven aan HR
    • Kilometervergoedingen berekenen
    • Wachtprestaties (weekends) bijhouden
    • Overzicht verlof en overuren
    • Saldo budget werkkledij beheren
    • Track & trace-resultaten inladen in tijdsregistratiesysteem
    • Contact met interimkantoor voor uitzendkrachten
    • Contact met sociaal secretariaat
 
  • Algemeen
    • Parkeerverboden regelen en opvolgen voor werven
    • Bestellen kantoormateriaal


Praktijkassistente
Huisartsenpraktijk Ekelenhoek

  • Verwerken verslagen ziekenhuizen en specialisten in patiëntendossiers
  • Uittellen getuigschriften verstrekte hulp
  • Voorraad vaccins bijhouden
  • Facturen verwerken, digitaal klasseren en doorsturen naar boekhouding
  • Kantoor- en medisch materiaal bestellen
  • Getuigschriften derdebetalers opsturen naar mutualiteit
  • Dossiers opvragen bij andere artsen
  • Klantendossiers up to date houden
 
Programma’s:
  • Care Connect
  • Hector
  • Eurobook


Finance & accounting assistant
VM Building Solutions

  • Ondersteuning van het Finance & Accounting departement
  • Financiële boekingen in SAP
  • Onkostennota's verwerken en boeken
  • Betalingen opvolgen
  • Banken boeken
  • Goederenfacturen boeken
  • Rappels nakijken
  • Assisteren bij de maandelijkse closing 
  • Kasdocumenten aanmaken en boeken
  • Diverse boekingen

Programma's:
  • SAP

 Customer Care Team medewerker
 Legamaster Benelux

  • Opvolgen van offertes, bestellingen, leveringen, klachten, ... 
  • Algemene administratie: emails beantwoorden, telefoon aannemen
  • Interne ondersteuning sales representatives, opvolging bezoekrapporten
  • Management support

Werkervaring in loondienst

Project Assistant
Secretary Plus Outsourcing Solutions (2015 - 2016)

Project 1: NIRAS
  • Management assistant van adjunct-directeur-generaal:
  • Agendabeheer
  • Dossiers voorbereiden
  • Digitaal en papieren klassement
  • Deadlines opvolgen
  • Rapporteringen maken
  • Onkosten verwerken
  • Buitenlandse reizen organiseren
  • Hotels boeken
  • Interne communicatie en coördinatie van informatie tussen diensten en medewerkers
  • Opvolging, verwerking, sortering, distributie van inkomende emails
  • Plaatsen en opvolgen van bestellingen
  • Vergaderingen notuleren
  • Beheer databank van documenten
  • Aanspreekpunt voor interne en externe contacten via email, telefoon, face-to-face
  • Meetings voorbereiden en logistiek ondersteunen (reservering, catering, documentatie, ...)
 
Project 2: Blokker
  • Management Assistant CEO en HR Manager
  • Agendabeheer
  • Mailboxbeheer
  • Klassement
  • Opleidingen coördineren
  • Vertaling van notulen en interne communicatie (NL -> FR)
  • Infosessies en seminaries organiseren van A tot Z
  • Contact met vastgoedkantoren voor het vinden van een nieuw pand
  • Algemene organisatie van het hoofdkantoor: onderhandelen over waterfonteinen, drankenautomaten, koffiemachines, coördineren van de personeelsparking, ...
 

Verhuurverantwoordelijke + Personal Assistant
Dyls (2015)
 
Beheer van 200 studentenstudio's in Leuven, handelsruimtes en toonzalen:
  • Zoeken naar huurders
  • Plaatsbezoeken met kandidaten
  • Huurcontracten opstellen
  • Plaatsbeschrijvingen in en uit
  • Betalingen opvolgen
  • Coördinatie van de tuin- en klusjesman
  • Opvolging van klachten en problemen in de residentie
  • Contact met de huisvestingsdienst
  • Beheer zoekertjessites
 
Personal Assistant van de 2 zaakvoerders:
  • Hotels boeken
  • Agendabeheer
  • Documentatie voorbereiden
  • Verkoop mee ondersteunen
 

Management Assistant Commercieel Directeur + Horeca Exploitatie Manager
Brouwerij Haacht (2012-2015)

  • Agendabeheer
  • Database onderhouden
  • Brieven typen, uitsturen en klasseren
  • Zakenvoorstellen opmaken, opvolgen en klasseren
  • Levering van drankenautomaten en promomateriaal regelen en opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Mailings uitsturen bij prijswijzigingen of promoties
  • Presentaties maken
  • Telefoon en email filteren en mee opvolgen
  • 1 dag per week telebesteldienst: fictief laden van de vrachtwagens die dagelijks uitrijden naar de drankenhandelaars over heel België
 

Management Assistant HR Manager, CEO en CFO
Apok (2012)

  • Uurregistraties arbeiders nakijken
  • Lonen berekenen
  • Opvolging medische controles
  • Coördinatie opleidingen EHBO en heftruckattesten
  • Verlofregelingen maken en opvolgen
  • Ziektebriefjes verwerken en klasseren
  • Telefoon beantwoorden
  • Aanspreekpunt voor collega's
  • Rapporteringen maken
 

Management Assistant
Design Express (2010-2012)

  • Telefonisch en algemeen onthaal van bezoekers en klanten
  • Bestellingen opnemen
  • Betalingen opvolgen
  • Pakketjes klaarmaken en opsturen
  • Levering opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Voorraad kantoormateriaal en brochures opvolgen
  • Databank onderhouden
 
​
Management Assistant van 5 advocaten
Lydian Laywers (2008-2010)

  • Agendabeheer
  • Mailbox filteren
  • Dossiers namaakgoederen opmaken
  • Contact met de douane
  • Opmaken van officiële documenten
  • Stukken doorsturen naar de rechtbank
  • Transcripties schrijven
  • Brieven schrijven, verzenden en klasseren
  • Archiveren
+32 473 47 38 02                          [email protected]