Vaste werkervaring

Project Assistant
Secretary Plus Outsourcing Solutions (2015 - 2016)

Project 1: NIRAS
  • Management assistant van adjunct-directeur-generaal:
  • Agendabeheer
  • Dossiers voorbereiden
  • Digitaal en papieren klassement
  • Deadlines opvolgen
  • Rapporteringen maken
  • Onkosten verwerken
  • Buitenlandse reizen organiseren
  • Hotels boeken
  • Interne communicatie en coördinatie van informatie tussen diensten en medewerkers
  • Opvolging, verwerking, sortering, distributie van inkomende emails
  • Plaatsen en opvolgen van bestellingen
  • Vergaderingen notuleren
  • Beheer databank van documenten
  • Aanspreekpunt voor interne en externe contacten via email, telefoon, face-to-face
  • Meetings voorbereiden en logistiek ondersteunen (reservering, catering, documentatie, ...)

Referentie: Adjunct Directeur-Generaal: Marc Demarche (m.demarche@nirond.be)
 
Project 2: Blokker
  • Management Assistant CEO en HR Manager
  • Agendabeheer
  • Mailboxbeheer
  • Klassement
  • Opleidingen coördineren
  • Vertaling van notulen en interne communicatie (NL -> FR)
  • Infosessies en seminaries organiseren van A tot Z
  • Contact met vastgoedkantoren voor het vinden van een nieuw pand
  • Algemene organisatie van het hoofdkantoor: onderhandelen over waterfonteinen, drankenautomaten, koffiemachines, coördineren van de personeelsparking, ...

Referenties: CEO: Bernd Bosch (b.bosch@blokker.nl) en HR Manager: Elsbeth Vogelzang (e.vogelzang@blokker.be)
 
Verhuurverantwoordelijke + Personal Assistant
Dyls (2015)
 
Beheer van 200 studentenstudio's in Leuven, handelsruimtes en toonzalen:
  • Zoeken naar huurders
  • Plaatsbezoeken met kandidaten
  • Huurcontracten opstellen
  • Plaatsbeschrijvingen in en uit
  • Betalingen opvolgen
  • Coördinatie van de tuin- en klusjesman
  • Opvolging van klachten en problemen in de residentie
  • Contact met de huisvestingsdienst
  • Beheer zoekertjessites
 
Personal Assistant van de 2 zaakvoerders:
  • Hotels boeken
  • Agendabeheer
  • Documentatie voorbereiden
  • Verkoop mee ondersteunen
 
Management Assistant Commercieel Directeur + Horeca Exploitatie Manager
Brouwerij Haacht (2012-2015)

  • Agendabeheer
  • Database onderhouden
  • Brieven typen, uitsturen en klasseren
  • Zakenvoorstellen opmaken, opvolgen en klasseren
  • Levering van drankenautomaten en promomateriaal regelen en opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Mailings uitsturen bij prijswijzigingen of promoties
  • Presentaties maken
  • Telefoon en email filteren en mee opvolgen
  • 1 dag per week telebesteldienst: fictief laden van de vrachtwagens die dagelijks uitrijden naar de drankenhandelaars over heel België

Referentie: Commercieel Directeur: Luc Vandroogenbroek (luc.vandroogenbroek@haacht.com)
 
Management Assistant HR Manager, CEO en CFO
Apok (2012)

  • Uurregistraties arbeiders nakijken
  • Lonen berekenen
  • Opvolging medische controles
  • Coördinatie opleidingen EHBO en heftruckattesten
  • Verlofregelingen maken en opvolgen
  • Ziektebriefjes verwerken en klasseren
  • Telefoon beantwoorden
  • Aanspreekpunt voor collega's
  • Rapporteringen maken
 
Management Assistant
Design Express (2010-2012)

  • Telefonisch en algemeen onthaal van bezoekers en klanten
  • Bestellingen opnemen
  • Betalingen opvolgen
  • Pakketjes klaarmaken en opsturen
  • Levering opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Voorraad kantoormateriaal en brochures opvolgen
  • Databank onderhouden

Referentie: Operations Manager Benelux: Bart Rammeloo (bart@designexpress.eu) 
 
Management Assistant van 5 advocaten
Lydian Laywers (2008-2010)

  • Agendabeheer
  • Mailbox filteren
  • Dossiers namaakgoederen opmaken
  • Contact met de douane
  • Opmaken van officiële documenten
  • Stukken doorsturen naar de rechtbank
  • Transcripties schrijven
  • Brieven schrijven, verzenden en klasseren
  • Archiveren

Referentie: Advocaat: Christian Dekoninck (cdekoninck@crowell.com)
+32 473 47 38 02                          info@karlienvanlangendonck.be